Når man går inn på fakturabildet for første gang kan systemet automatisk ha skapt varelinjer mot selger (avsender) (S) eller mot kjøper (mottager) (K) . Disse linjene hentes enten fra bruttoavtaler

(MENU MAINT3, punkt 1 og 2), eller individuelle kundeavtaler (MENU MAINT4, punkt 3). Fakturabildet kan gjerne oppfattes som "forslag til faktura". Brukeren står fritt til å gjøre endringer:

slette linjer, ekstradebitere linjer, endre beløp og legge til variable beløp som ikke er klare i det oppdraget registreres. Om man på et senere tidspunkt ønsker å rekalkulere fakturaen p.g.a endringer i grunndata tastes F-7.

VALG 2/4/5/9

2 = Endre varelinje

4 = Slette varelinje Ved sletting gis det "angrefrist".

5 = Se på fakturalinje Man får her vist ekstra opplysninger relatert til regnskap.

9 = Se på fraktavtale (Gjelder ved Postal fraktberegn.)

VARELINJEKODER

Bokstav til høyre for hver linje i rulle bildet:

"M" - Linjen er manuelt registrert.

"E" - Linjen er endret.

"B" - Linjen er automatisk opprettet med brutto pris.

"A" - Linjen er automatisk opprettet med avtale-pris.

"C" - Linjen er kreditert.

"K" - Linjen er skapt av inngående faktura (kostnads- linje) via MENU COST.

Type M/E beholdes, type A/B slettes/bygges på ny ved F-7

. Linjer av type A/B med beløp 0 skrives ikke på faktura.

SYFI10X015

SK

Selger(S) /Kjøper(K) . Tast S eller K for å styre denne linjen mot selgers eller kjøpers faktura.

Andre gyldige koder er:

"A" = Belastning mot agent. (Gjelder kun for Landmodulen). Fanges opp av

ametasystemet og erstattes av linje med X

(se under) ved den endelige belastning.

"X" = Fakturalinje mot "fri part". Ikke S eller K. Kundenummer tastes i felt KUNR (X).

"I" = Intern avdelingsbelastning. (Gjelder kun for Transport -modulen.)(Se også

felt AVD (I)).

"F" = Flyfraktbrev.

Fakturalinjene legges mot mottagersiden på flyfraktbrevet.

NB: Ved samlast export vil fakturalinjene ha status "K".

SYFI10X020

GEB

Tast gyldig gebyrkode/varekode. Må være opprettet i MENU MAINT2, punkt 3.

F-4 Søk er tilgjengelig.

TNR

Tabellnr. Man kan her, ved manuell oppretting av fakturalinje, angi hvilken bruttotabell gebyrprisen skal hentes fra.Det er ikke krav til feltet.

SYFI10X025

VALUTABELØP

Tast beløp i den valuta som benyttes (se neste felt). Beløpet kan tastes med komma: F.eks 25,50. deretter Field Exit.

Dersom man ikke fyller ut beløp vil systemet forsøke å finne avtale/bruttopris.

Hvis man taster beløp med bindestrek (-) etter vil systemet oppfatte dette som en kreditpost (F.eks 125-). Systemet vil da skrive ut en kreditnota.

Ved helkreditering av faktura anbefales å benytte "Kreditering av faktura" (MENU INV, punkt 6).

NB: En faktura kan også inneholde kreditposter hvis man ønsker dette.

VALKOD

Valutakode. Tastes intet, forutsetter systemet NOK. Annet enn NOK:Tast gyldig valutakode i henhold til valutaregister.Beløpene blir omregnet til norsk valuta.

NB: Vær oppmerksom på at kurs kan hentes fra flere valutaregistre:Standard valutakurser: MENU MAINT, punkt 9. IATA kursregister: MENU MAINT, punkt 12. (Gjelder flyfrakt.) Kursregister for reiser: MENU MAINT5, punkt 9. (Gjelder Sjøfrakt.)

Det kan også defineres tillegg til valutakurs for Flyfrakt import både på brutto og kundenivå. MENU MAINT3, punkt 8 og MENU MAINT4, punkt 7.

Er det på oppdragsbildet , i feltet VAL, definert at kunden skal ha faktura i fremmed valuta blir beløpet omregnet til og også vist i denne valuta.

F-4 Søk er tilgjengelig.

SYFI10X030

MOMS J / N

Tast J eller N for å angi momsplikt eller ikke. Enkelte gebyrkoder kan være sperret til bare en

gyldig kode.

Hvis avvikende momskoder er registrert i Løsning1, kan disse benyttes.

Programmet sjekker gyldighet. Vedlikeholdes i Løsning1,

(Startmeny valg8/ Vedlikeholdsmeny valg 18/ Kodetekstfil valg 16)

SYFI10X035

FRITEKST

Tillegg til teksten definert i gebyrkoderegisteret. Det er ikke krav til feltet. Eks. FOM har i gebyrregisteret teksten FOROMKOSTN. Skriver du da INNHENTING MILANO i fritekst, får du

"INNHENTING MILANO FOROMKOSTNINGER" som varelinjetekst på faktura.

"X" i første posisjon av fritekst betyr at teksten ikke er et tillegg men skal erstatte gebyrteksten.

I eksempelet over vil "XINNHENTING MILANO" gi teksten "INNHENTING MILANO" på faktura. NB: Ved fakturering i Sjø-modulen vil systemet uansett erstatte gebyrkodeteksten når fritekstfeltet tas i bruk. Dette skjer fordi layout på faktura er annerledes enn i andre moduler.

SYFI10X040

UTGIFT

Alle gebyr/varekoder som har felt "SPLITT" utfylt (vedlikehold gebyrkoder MENU MAINT2, punkt 3), krever at et netto kostnadsbeløp i feltet UTGIFT er utfyllt. Avhengig av "splittkoden" benyttes beløpet til ulike formål:

Splitt= B-Budsjett. Netto kostnad flyttes automatisk til budsjett/rekvisisjonssystemet som en

forventet inngående faktura. Det er også mulig å angi valutakode for utenlands valuta ved

budsjettering av kostnad.

Splitt= L-Leverandørføring. Netto kostnad føres automatisk i Leverandørreskontro. Felt LENR(L)

må da være utfylt.

Splitt= J. Netto kostnad føres til reskontro for utleggskontroll.

Dersom det i gebyr/varekoderegisteret også er utfylt felt %SATS (% av bruttobeløp som trekkes ut som ren inntekt) vil feltet UTGIFT bli automatisk fylt ut med det resterende som er kostnad.

Denne verdien kan overstyres.

Ved å sette kode N i feltet kan man overstyre kravet til å taste utgift.

SYFI10X045

LENR(L)

Må fylles ut når det i gebyr/varekoderegisteret er angitt at leverandør alltid skal belastes.

(Splittkode = L).

KURS

Hvis man ønsker å overstyre eller benytte kurs som ikke er definert i valutaregistret, kan denne tastes manuelt her.

AVD(I) / OPD(I)

(Kun ved S/K-kode I= Internbelastning)

Her tastes avdeling / oppdragsnr som man ønsker å "fakturere mot" ved intern belastning. Fortegn er (normalt) som ved vanlig fakturering. En kan i grunnen betrakte det som vanlig fakturering - du krever penger, men nå fra et annet oppdrag i stedet for fra ekstern kunde.

DUP-OPPDRAG / HOVEDOPPDRAG:

Når ”I-linjer” lages på ”DUP-OPPDRAG” skjer dette automatisk - systemet finner overordnet oppdrag automatisk (basert på ”DUP av”-pekere som ligger lagret i DUP-oppdraget).

Når ”I-linjer” lages på vanlige oppdrag (IKKE DUP-oppdrag), og du ønsker å belaste et annet oppdrag må du altså taste avd/oppdragsnr for å angi hvor du krever pengene fra.

EN SPESIELL BRUK AV I-LINJER: Å GI BORT OMSETNING TIL ANNEN AVDELING:

Det tillatt å BARE ANGI AVDELING. Dette er kun gyldig på et ”vanlig oppdrag” (IKKE DUP). Hensikten er – når en DØR-DØR-pris f.eks inkluderer fortolling - å ”trekke ut” deler av omsetningen (for å gi til fortollingsavdelingen). Her er logikken altså motsatt – en står på et oppdrag som har fått urettmessig mye inntekt, og skal gi deler av dette til annen avdeling. En angir derfor negativt fortegn for å indikere at en ”trekker ut omsetning”. (Hos NOEN Sysped brukere er det slik at det er fortollingsavdeling (den som skal HA pengene) som går inn på oppdragene for å trekke ut sin andel, og de har følt det unaturlig å bruke negativt fortegn. DE ønsker å tenke på samme måte som når de ”fakturerer”. I koderegister for Internkontering kan angis en kode ”Snu fortegn” = J. Ved overføring til økonomi blir dette så til MINUS på oppdraget og pluss for avdelingen som får det. (Systema anbefaler IKKE snu fortegn = J, det blir da vanskelig å ”henge med i svingene” – å taste positivt fortegn på noe som er et uttrekk, og som senere ender opp som minus, er etter vår mening ulogisk, men det får være smak og behag).

Dersom en angir KUN AVDELING på Transport-modul-oppdrags I-linje, så er det ikke bare flytt mellom avdelinger (kostnadssteder) som skjer, men også flytt mellom kontoer (ut av frakt-konto / inn på for-eksempel fortollings-kontoen).

Etter overføring av I-linjer til økonomi er det alltid 2 fakturalinjer – en med inntekten på oppdraget (eller avdelingen) som har fått inntekt , og en med kostnaden på oppdraget som er blitt belastet.

Når en angir KUN AVDELING (se over), så plasseres fakturalinjen med inntekten på et fiktivt oppdrag null (00000) på aktuell avdeling. Et særtilfelle er dersom en gjør dette på et transportmotul-oppdrag og angir samme avdeling som det belastede oppdraget har. Da er det kun en flytt mellom kontoer og både kostnadslinjen og inntektslinjen blir liggende på samme oppdrag.

Dokumentasjon på HVOR belastningen kommer fra:
Ved den ”gode gamle” intern-belastningen fra DUP-oppdrag mot ”mor-oppdraget” er det adri tvil om hvor en intern-belastning kommer fra, men når belastning (fra 01.10-2008) kan mottas fra ”hvilket som helst oppdrag” er det jo viktig å vite hvor belastningen kommer fra.
Om en ved spørring på oppdrag/faktura se på detaljer for en intern-linje er det nå et felt nede til høyre som viser hvor internbelastningen kommer fra (avd oppdrag med kode F=Fra bak)

(På oppdraget som har sent kravet fins tilsvarende info: Avd Oppd + kode T=Til (Mot))

SYFI10X050

KUNR(X)

Her tastes kundenummer til den kunde man fakturerer mot ved "Fri part" fakturering.

Det er da krav om utfylling av kode X i feltet SK F-4 Søk er tilgjengelig.

SYFI10X055

ANT

Antall. Tast antall om et gebyr skal tas inn X antall ganger. Hvis man benytter denne muligheten på gebyrtyper der man ved oppdragsregistrering vet enhetsprisen, men ikke antallet (f.eks overtid / lagerleie), kan man legge inn gebyret med 1 som enhet først for siden å justere antallet før fakturering.

SYFI10X060

CCFEE

Dette feltet gjelder kun FLY IMPORT og kun for gebyrkode FFI og evt. andre gebyrkoder med samme definisjon. Hvis feltet er blankt vil systemet ikke beregne CC-Fee.

Hvis man i registrering FLY IMPORT taster beløp med utenlandsk valuta vil systemet uansett beregne tillegg bankkurs uansett gebyrkode. (MENU MAINT3, punkt 7).

KOMPLETT

Dette feltet er kun i bruk for de som benytter "Frakttabeller/Land og sjø-LCL (ikke postal)" (MENU MAINT3, punkt 3 og MENU MAINT4, punkt 4). Skal frakt beregnes etter komplett enhet ? Har kunden booket en komplett enhet kan fraktprisen hentes ved å taste 1,2 eller 3 her.

1 = Hent pris for hele forvognen.

2 = Hent pris for hele hengeren.

3 = Hent pris for hele vogntoget.

OBS! Om en glemmer å taste noe her, så vil likevel aldri en vektberegnet pris bli større enn tallet gitt i "Komplett" i fraktavtalen.

SYFI10X065

SAMM

Hvis gebyret i fakturautskriften skal slås sammen med en eller flere andre gebyrlinjer under en felles gebyrtekst, skal det her ligge en kode som forteller hvilke linjer som skal slås sammen og med hvilken gebyrtekst.

Koder og fakturalinjetekst defineres i eget register på MENU MAINT2, punkt 24.

Hvilke gebyrlinjer som skal slås sammen kan defineres i Hvem betaler Hva (MENU MAINT3, punkt 2) eller Kunders gebyravtaler (MENU MAINT4, punkt 3).

Dette kan også legges inn manuelt på fakturalinjene.

Denne sammenslåingen vil kun påvirke fakturautskriften.Systemet vil ta vare på og overføre til regnskap hver enkelt fakturalinje som vanlig. F-4 Søk er tilgjengelig.

OBS! Hvis FRITEKST/KOMMENTAR-feltet på fakturalinjen er benyttet OVERSES SAMMENSLÅINGSKODE. (Tolkes som en viktig info som skal formidles til kunden. Interne kommentarer kan IKKE legges på fakturalinjen. Slike kommentarer må evt legges (uten dokumentkode) i notisblokk (F18).

SYFI10X999

BRUK AV KOMMANDOTASTER (F-??).

F-3 Bevar og avslutt fakturaen. Ved bruk av F-3 får man overgang til skjermlisten

for oppdragsregistrering.

F-4 Søking. Gjelder kun ved bruk av F-6 eller bruk av option 2. Gir tilgang til søking og "plukking" fra brukeroppbygde registre. Alle felt med denne muligheten har også

direkteovergang til å lage "ny" med F-6.

F-5 Forny. Oppdaterer skjermbildet.

F-6 Lage ny. Benyttes for å lage ny fakturalinje.

F-7 Ny beregning. Hvis det gjøres endringer i oppdraget må man taste F-7 for å gjøre ny beregning og oppdatere nytt fakturaforslag.

Fakturalinjer med status "M" og "E" vil bli stående uendret ved bruk av F-7.

F-8 Til SAD. Man får direkte overgang til første skjermbilde på tolldeklarasjon.

Relevante data fra oppdragsregistrering følger med.

F-10 Ferdigmelde faktura. Man kan ferdigmelde ett oppdrag for fakturering ved å taste F-10. Utskrift av fakturaen bestilles i skjermbilde for dokumentutskrift.

Ved bruk av denne funksjonen gir systemet melding om fakturamottager skal ha SINGLE eller SAMLE faktura, eller kombinasjon av disse ved flere fakturamottagere.

F-11 Rekvisisjon. Overgang til delsystemet for forventede inngående kostnader knyttet til oppdraget.Dette er spesielt aktuelt ved bruk av Transportdisponering.

F-12 Avbryt/forrige. Ved bruk av F-6 (lage ny) eller option 2 (endring) kan man avbryte uten oppdatering med F-12.

Man kan også benytte F-12 for å komme tilbake til skjermbilde for oppdragsregistrering.

F-14 Se fakturaer. Ved å benytte F-14 får man se oversikt over utfakturerte fakturalinjer, åpne fakturalinjer og kostnadslinjer fra Kostnadsføringsmodulen

F-16 Neste posisjon. (Gjelder kun import). Lagrer gjeldende oppdrag , og gir deg bilde for å

registrere neste oppdrag.

Ved Fly import: Følgende felt vil beholde informasjon fra forrige oppdrag: TURNR.(hvis tildelt) / MAWB / FRA / TIL /LAND / LOS / AGENT / TR.MÅ. / TR.IDEN..

Benyttes i hovedsak ved registrering av import samlast.

Ved Bil import: Følgende felt vil beholde informasjon fra forrige oppdrag: TURNR.(hvis tildelt) / POS / GODSNR./ AREF /LAND / LOS / DEST / AGENT / TR.MÅ. /TR.IDEN.

F-18 Notisblokk / Fritekst. Man kan her legge inn fritekst knyttet til et oppdrag. Man kan også benytte gyldige fritekstkoder (MENU MAINT2, punkt 6) for å hente forhåndsdefinert

tekst.

K -linjer legges på kjøpers og S -linjer på selgers faktura.

Andre gyldige koder:

X-linjer legges på faktura mot "Fri part".

L-linjer legges på lasteliste.

G-linjer legges på godsliste.

F-4 = Søk/opprett.

F-20 Endre ferdigmeldte fakturaer. Man har mulighet for å si at det er kun S/K/X

parten av et fakturabilde som er meldt ferdig for utskrift.Man kan også overstyre kode J/N for om fakturalinjene skal legges mot samlefaktura. J/N her vil overstyre valg i kunderegister. Det er også mulig å overstyre betalingsbetingelse for fakturaen.